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Atto telematico, una nuova frontiera per le attività notarili che andrà a snellire notevolmente le pratiche, con modalità e tempistiche che permetteranno di stipulare atti anche a distanza in modo "agevole" e senza la necessità della presenza fisica delle controparti.
In passato era necessario svolgere tutte le pratiche manualmente, cosa che richiedeva delle tempistiche abbastanza lunghe e le parti coinvolte dovevano recarsi fisicamente agli studi notarili. Ora, il notariato rientra da tempo nelle categorie professionali informatizzate: quasi tutte le procedure possono essere svolte con l'ausilio del computer, attraverso specifici programmi e portali dedicati, che permettono di registrare gli atti, effettuare le visure catastali e ipotecarie, iscrivere gli atti al registro delle imprese e nei registri immobiliari o effettuare visure camerali, tutto con procedure informatiche.
Gli atti saranno perfettamente validi in quanto i notai dispongono della firma digitale e sicura, equiparabile alla firma di pugno in quanto depositata e registrata attraverso l'utilizzo di codici di sicurezza gestiti dal C.N.N..
Risale al 2013 il primo utilizzo, seppur parziale, delle procedure informatiche notarili complete. Da allora tali procedure sono state migliorate e ampliate: gli atti vengono realizzati e conservati con modalità telematiche attraverso l'utilizzo di una smart card e dei codici PIN personalizzati. La firma cartacea è sostituita da quella digitale, così come le copie cartacee degli atti sono sostituiti dai file.
Attraverso l'atto telematico sarà possibile stipulare atti notarili a distanza, senza doversi spostare dalla propria città. Si può considerare una vera e propria rivoluzione digitale, che permetterà di snellire le procedure e di evitare che i contraenti si rechino fisicamente tutti dallo stesso notaio risparmiando le spese di viaggio dal luogo di residenza allo Studio Notarile.
Tale sistema permetterà al notaio di preparare, creare, verificare e firmare l'atto informatico e tutti i necessari allegati e adempimenti, senza muoversi dallo studio, e senza che le parti si rechino fisicamente tutte dallo stesso notaio.
Le parti infatti invece di firmare un documento cartaceo, firmeranno con la propria firma digitale il documento informatico contenente l'atto stesso, seguita dalla firma digitale del notaio, incluso il suo sigillo.
L'atto telematico pubblico in questione verrà poi conservato in modo informatico attraverso un Sistema di Conservazione a Norma, tenuto dal Consiglio Nazionale del Notariato.
Le parti che vivono in luoghi diversi possono recarsi ciascuna dal proprio notaio e chiudere l'atto con il semplice scambio tra i due notai del documento firmato in modo digitale e senza doversi recare fisicamente nella città d'interesse.
Inoltre, la conservazione degli atti avviene in modo sicuro attraverso dei sistemi avanzati e accessibili solo con determinate credenziali: una vera barriera contro il furto, lo smarrimento e qualunque attacco informatico.
Dall'inizio della rivoluzione informatica (1985) e digitale (2013) ad oggi, sono stati raggiunti alcuni importanti traguardi nell'informatizzazione notarile e nell'utilizzo degli atti telematici.
In particolare per quanto riguarda la trasmissione telematica degli atti notarili al Registro delle Imprese, che ha contribuito a snellire alcune procedure burocratiche particolarmente macchinose, portando il nostro Paese al livello degli USA e superandone altri come la Svizzera, la Germania e il Giappone.
Grazie alla digitalizzazione delle procedure con particolare riguardo la trasmissione telematica degli atti notarili al Registro delle Imprese e al versamento del capitale direttamente agli amministratori in presenza del notaio in sede di costituzione di società di capitali, e all'iscrizione immediata degli atti nel Registro suddetto, è ora possibile aprire un'impresa in un solo giorno.
Anche nel campo dei Registri Immobiliari con la informatizzazione delle procedure la circolazione degli immobili avviene con livelli di sicurezza elevati e sicuri.
In un solo giorno è possibile vedere e stipulare finanziamenti con le relative garanzie ipotecarie facendo risultare nei registri immobiliari gli atti effettuati.
La digitalizzazione e la trasmissione degli atti telematici ha dimostrato la sua efficienza e fondamentale importanza anche per il rilancio dell'economia nazionale. Il settore notarile in Italia investe molto nel settore informatico già da 20 anni: questo impegno ha permesso di acquisire un'esperienza tale da poter essere esportata in altri Paesi e riconosciuta assolutamente affidabile.
Il Notaio Mario Sartori di Grezzana, iscritto al Collegio Notarile di Verona, è esempio di questo sguardo al futuro, contribuendo con la sua esperienza e con l'ausilio delle nuove tecnologie informatiche a migliorare le esperienze di privati cittadini, di società ed enti in termini di qualità del servizio, di tempistica nella gestione delle pratiche e degli adempimenti, in totale garanzia di affidabilità e sicurezza.
