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L’attività del Notaio vuole far emergere l’esatta volontà delle parti che si avvalgono dei suoi servizi e indica loro la più corretta via giuridica per ottenere il risultato desiderato, responsabilizzandole sul contratto che stanno andando a sottoscrivere.
Proprio per questo suo delicato scopo, l’atto notarile per essere preparato ha bisogno di ponderazione, studio della documentazione fornita, ricerca e applicazione delle normative giuridiche di riferimento. Insomma, l’atto notarile non è solo una firma. Ecco perché necessita del tempo adeguato per essere redatto.
Avviene piuttosto spesso, negli studi notarili, che chi si avvale dei servizi del professionista di pubblica fede consegni in ritardo la documentazione che occorre per preparare l’atto, e questo non aiuta il Notaio e i suoi collaboratori a lavorare nella maniera corretta.
Non è facile far comprendere il funzionamento di uno studio notarile e tanto meno la necessità della istruttoria che precede sempre l’atto. Il consiglio è quello di ascoltare le indicazioni del Notaio e rispettare le tempistiche richieste. Di norma per un trasferimento immobiliare, ad esempio, occorrono 10-15 giorni per preparare un atto, ma tutto dipende ovviamente dalla sua natura e dalla sua complessità.
L'istruttoria varia a seconda del settore di riferimento: immobiliare, societario, patrimoniale, di successione, eccetera. La complessità invece varia dalla delicatezza delle questioni da risolvere, dal tipo di documentazione da visionare, dalle problematiche fiscali emergenti e dalla gravità delle conseguenze che deriverebbero dall’inosservanza degli obblighi derivanti dall’atto stesso.
Se le parti hanno fissato la stipulazione dell’atto notarile a una data ben precisa, produrre la documentazione in ritardo di certo non aiuta il Notaio a svolgere l'istruttoria con il dovuto approfondimento e quindi ad essere puntuale per il rogito.
L’elenco della documentazione da produrre viene sempre comunicato dallo studio notarile e varia a seconda della natura dell’atto richiesto. Esso é presente anche sul sito dello studio. Il Notaio, inoltre, a seconda dei casi, può necessitare di ulteriore documentazione che dovrà essere consegnata nei tempi indicati.
Ogni atto necessita solitamente di un certo numero di documenti per la sua stipula, numero che varia di tipologia in tipologia. Non è comunque mai poca la documentazione che occorre per un atto notarile che, ricordiamo, è un atto pubblico a cui viene dato dallo Stato il massimo grado di legalità e di valore giuridico: la conformità alle volontà delle parti è di fondamentale importanza. Una conformità che viene perseguita attraverso una indagine minuziosa delle volontà delle parti e un’opera di adeguamento tra queste volontà e le norme del sistema giuridico. È un vero e proprio negoziato che include patti e clausole relative.
Nell’epoca di internet l'atto notarile mantiene la sua vitalità ed efficacia. Attraverso la firma digitale è possibile autenticare un documento che può essere utilizzato nelle varie sedi e per vari scopi . Al giorno d’oggi è importante dematerializzare la documentazione sia da un punto di vista ecologico tramite il risparmio di carta, sia per la facilità di archiviazione e accessibilità alla documentazione pubblica da parte di tutti e quindi anche per la trasparenza . Fondamentale é che tutti osservino le regole.
